Conferences provide an excellent platform for sharing the latest developments and achievements within a field or sector. But if your conference is organized annually, it can be quite a challenge to make each edition at least as interesting and attractive for the participants as the previous edition. How do you prevent your conference from feeling routine and lacking innovation, without immediately having to invest enormous additional amounts? We present you with a number of simple, yet impressive ways to upgrade your conference, so that this edition will remain in the memories of the participants for a long time.
1. Use tools to promote networking
To speed up networking during your conference and to ensure that everyone can easily find each other, advanced conference registration software with the option of on-site badge printing, for example, is an advantage. Also introduce gaming elements into the networking moments, such as a digital scavenger hunt or a quiz that guides participants through the event. This encourages active participation and makes networking fun and interactive.
2. Create a reward system for participation
Develop a reward system to promote participation and interaction. For example, create a unique 'conference currency' that people can earn by participating in sessions and then spend on exclusive (after) content, workshops or networking opportunities. This encourages participation. You can also link competition elements to it. For example, the participant who has earned the most coins during the conference will receive a prize.
3. Think about the well-being of your participants
Running around all day shaking hands at a conference can be an intense affair. Take this into account and offer your participants a well-being zone, with activities such as mindfulness sessions, short meditations to refresh participants and healthy snacks and drinks to revitalize. Also ensure there are sufficient breaks and sufficient time between the different parts of the conference program. Introducing games and VR can also significantly increase the enjoyment of the conference for participants. All these types of extras show that the conference organization pays attention to the well-being of the participants.
4. Also make the plenary sessions as interactive as possible
Avoid situations in which speakers only stand and broadcast on stage while the audience secretly falls asleep due to lack of engagement. Instead, provide live polling and feedback using mobile technology to collect the opinions and preferences of the participants in the room in real time. This makes the conference more interactive and therefore exciting. Moreover, the data you collect from the case gives you valuable insights that you can then process in articles and papers.
5. Allow for flexibility with online support
Use a conference registration software that allows participants to create their own agenda and adjust it on the day itself. This increases the personal relevance of the program and improves participant satisfaction. The use of a linked specific conference app can make the experience even more user-friendly. With the help of all this type of technology, you optimize participant flows and offer as much of a personal experience as possible for everyone. By analyzing the behavior and preferences of participants, you can also better tailor future events to everyone's needs.
6. Upgrade that goodie bag
Consult with the exhibitors and sponsors of your conference how you can create a worthy, truly meaningful goodie bag. Be creative with what you add to the bag and think beyond a pen and notebook. The best thing you can achieve with a goodie is that participants will use this item frequently in daily life, so that they are reminded of your conference all year round and will certainly be there again next year.
7. Make sustainability your priority
Take a step further than conventional sustainability initiatives such as eliminating single-use plastic. For example, try to turn your conference into a zero-waste event, or generously compensate for the carbon footprint of the conference. Communication about this strengthens the social value of your conference title.
By applying the above unexpected yet logical tips, you will take your conference to the highest level. Not only will you increase participant satisfaction and engagement, you will also create a unique and memorable experience that will stay with them long after the event. The success of a conference is not only measured by the content, but also by the ways in which you engage and inspire the participants.
nl
Congressen bieden een uitstekend platform voor het delen van de nieuwste ontwikkelingen en prestaties binnen een vakgebied of sector. Maar als jouw congres jaarlijks wordt georganiseerd, kan het best een uitdaging zijn om elke editie voor de deelnemers weer minstens zo interessant en aantrekkelijk te maken als de voorgaande editie. Hoe voorkom je dat jouw congres routinematig gaat voelen en vernieuwing mist, zonder meteen enorme extra bedragen te hoeven investeren? We presenteren je een aantal eenvoudige, maar indrukwekkende manieren om jouw congres een upgrade te geven, zodat deze editie nog lang in de herinnering van de deelnemers zal blijven hangen.
1. Gebruik tools voor het bevorderen van netwerken
Om het netwerken tijdens jouw congres te bespoedigen en ervoor te zorgen dat iedereen elkaar gemakkelijk weet te vinden, is geavanceerde congresregistratiesoftware met de mogelijkheid van bijvoorbeeld on-site badgeprinting een pré. Introduceer ook gamingelementen in de netwerkmomenten, zoals een digitale speurtocht of een quiz die deelnemers door het evenement leidt. Dit moedigt actieve deelname aan en maakt het netwerken leuk en interactief.
2. Creëer een beloningssysteem voor deelname
Ontwikkel een beloningssysteem om deelname en interactie te bevorderen. Creëer bijvoorbeeld een unieke 'congres munt' die mensen kunnen verdienen door deel te nemen aan sessies en vervolgens kunnen uitgeven aan exclusieve (after)content, workshops of netwerkgelegenheden. Dit stimuleert participatie. Je kunt er ook wedstrijdelementen aan koppelen. De deelnemer die de meeste munten bij elkaar heeft verdiend tijdens het congres, krijgt dan bijvoorbeeld een prijs.
3. Denk aan het welzijn van je deelnemers
Een hele dag rondrennen en handen schudden op een congres kan een intensieve aangelegenheid zijn. Heb hier oog voor en bied je deelnemers een welzijnszone aan, met activiteiten zoals mindfulness-sessies, korte meditaties om deelnemers op te frissen en gezonde hapjes en drankjes om te revitaliseren. Zorg ook voor voldoende pauzes en voldoende tijd tussen de verschillende onderdelen van het congresprogramma. Het introduceren van games en VR kan de congresvreugde voor deelnemers ook flink verhogen. Al dit soort extra’s laten zien dat de congresorganisatie oog heeft voor het welzijn van de deelnemers.
4. Maak ook de plenaire sessies zo interactief mogelijk
Voorkom situaties waarin sprekers alleen maar staan te zenden op het podium terwijl de zaal stiekem in slaap sukkelt bij gebrek aan engagement. Zorg liever voor live-polling en -feedback met behulp van mobiele technologie, om de meningen en voorkeuren van de deelnemers in de zaal in real-time te verzamelen. Dit maakt het congres interactiever en daarmee enerverend. Bovendien geeft de data die je uit de zaak ophaalt je waardevolle inzichten die je vervolgens weer kunt verwerken in artikelen en papers.
5. Bied ruimte voor flexibiliteit met online ondersteuning
Maak gebruik van een congresregistratiesoftware die deelnemers in staat stelt hun eigen agenda samen te stellen en op de dag zelf aan te passen. Dit verhoogt de persoonlijke relevantie van het programma en verbetert de tevredenheid van de deelnemers. De inzet van een hieraan gekoppelde specifieke congresapp kan de ervaring nóg gebruiksvriendelijker maken. Met behulp van al dit soort technologie optimaliseer je de deelnemersstromen en bied je zo veel mogelijk een persoonlijke ervaring voor iedereen. Door het gedrag en de voorkeuren van de deelnemers te analyseren, kun je bovendien toekomstige evenementen beter afstemmen op ieders behoeften.
6. Upgrade die goodiebag
Overleg met de standhouders en sponsors van jouw congres hoe jullie tot een waardige, écht betekenisvolle goodiebag kunnen komen. Wees creatief met wat je toevoegt aan de tas en denk verder dan een pen en notitieboekje. Het mooiste wat je met een goodie kunt bereiken is dat deelnemers dit item in het dagelijks leven veelvuldig gaan gebruiken, zodat zij het hele jaar door aan jouw congres worden herinnerd en volgend jaar zeker weer van de partij zijn.
7. Maak van duurzaamheid je prioriteit
Zet een stap verder dan de gangbare duurzaamheidsinitiatieven zoals het elimineren van het wegwerpplastic. Probeer van jouw congres bijvoorbeeld een zero-waste evenement te maken, of compenseer ruimhartig voor de CO2-voetafdruk van het congres. Communicatie hierover versterkt de maatschappelijke waarde van jouw congrestitel.
Door bovenstaande onverwachte maar toch zo logische tips toe te passen, til je jouw congres naar het hoogste niveau. Niet alleen verhoog je de tevredenheid en betrokkenheid van de deelnemers, je creëert ook een unieke en memorabele ervaring die hen lang na het evenement zal bijblijven. Het succes van een congres wordt niet alleen gemeten aan de inhoud, maar ook aan de manieren waarop je de deelnemers engageert en inspireert.
