Your art fair is the highlight of the year. Then you want your guests to experience this exclusivity from start to finish. You want to immerse them in a VIP experience that they will talk about for ages. That's why we've listed 10 surprisingly simple ways to make this happen.
A VIP feeling through your invitations and tickets
Of course, the VIP experience starts long before your art fair has started. The special feeling you want to give your guests starts with the invitation. There are several ways to make your guests feel special through the invitation or tickets:
1. Differentiate when you invite people
For example, send an invitation that allows you to come in at a special time. Maybe for a sneak preview or for an official toast to a successful trade fair. Or give your guests access to the fair for several days with a VIP ticket.
2. Work with a preparation system
Your guest does not have to print tickets in advance or have their phone ready to scan a QR code. He or she can simply come to the fair and everything will be ready at the counter. It is important that everything is correct so that your guests do not come for nothing. Of course, that immediately takes away the whole VIP feeling.
3. A gold color immediately gives a VIP feeling
Therefore, give the card or e-wallet a gold color for special guests. This shows that they are at the top of your priority list.
4. Use printed tickets
Of course we do more and more things online. But how nice is a printed ticket with a beautiful design on sturdy paper. Turn it into a valuable work of art. Then you really give your guests something to keep.
Special attention upon entry and registration
You only get one chance to make a first impression. This means that the reception of your guests at the art fair must be immediately good. Otherwise you are 1-0 behind. A few points to consider to arrange this properly:
5. Ensure smooth reception
Your hostesses know what VIP treatment entails and there are no waiting times at the counter.
6. A special desk for when something goes wrong
Of course, something can always go wrong. For example, someone is not on your guest list. Or you are in the wrong place. You can easily solve this with personal attention at a special counter. That immediately gives a personal feeling.
Even more tips for a VIP feeling among your guests
Of course there are more things you can do for your guests:
7. Choose a good name for your event
The label or name of your event can also contribute to a special feeling. Take, for example, ' The Young Collectors ' or ' All Art Professionals '. As a guest you would like to be part of that.
8. Provide a VIP area at the location itself
You like to give your VIP guests the feeling of exclusivity. Therefore, make sure you have a room that you can only enter with a special pass. A reception with a nice bubble and exclusive snacks completes it completely.
9. Arrange special transport to the fair
Are your guests coming by plane or train? Then make sure they are picked up and bring them to the door of the exhibition grounds. This way they won't miss anything and can fully enjoy the fair.
10. Choose high-quality decoration for the fair
A VIP feeling stands or falls with good decoration of the fair. Therefore, choose beautiful materials and don't skimp on trade fair clothing and catering. This way your art fair exudes exclusivity.
Eventpartners' event software ensures a flawless trade fair
Our reliable event software is always suitable for your trade fair or event. You keep an overview and everything is arranged in detail the way you want it. Because a smooth process is the most important thing for a VIP feeling. And we at Eventpartners know this better than anyone. We have been arranging everything down to the last detail for years. So you can focus on your guests without any worries.
Knowing more?
Have we made you curious and do you want to know what else you can do?
Then download our paper: Event registration at art fairs.
Download paper
nl
Jouw kunstbeurs is het hoogtepunt van het jaar. Dan wil je dat jouw gasten deze exclusiviteit van begin tot eind ervaren. Je wilt ze onderdompelen in een VIP-ervaring waar ze nog tijden over napraten. Daarom hebben we 10 verrassend eenvoudige manieren op een rij gezet om dit voor elkaar te krijgen.
Een VIP-gevoel door jouw uitnodigingen en tickets
De VIP-ervaring start natuurlijk al ver voordat jouw kunstbeurs begonnen is. Het speciale gevoel dat je jouw gasten wilt geven begint al bij de uitnodiging. Er zijn verschillende manieren om jouw gasten een speciaal gevoel te geven via de uitnodiging of tickets:
1. Differentieer in het moment waarop je mensen uitnodigt
Stuur bijvoorbeeld een uitnodiging waarmee je op bijzonder moment naar binnen kunt. Misschien voor een sneak preview of voor een officiële toast op een succesvolle beurs. Of geef jouw gasten meerdere dagen toegang tot de beurs met een VIP-ticket.
2. Werk met een klaarlegsysteem
Jouw gast hoeft vooraf geen tickets te printen of zijn telefoon klaar te houden om een QR-code te scannen. Hij of zij kan gewoon naar de beurs komen en alles ligt klaar aan de balie. Belangrijk hierbij is dat alles klopt zodat jouw gasten niet voor niks komen. Dat haalt het hele VIP-gevoel natuurlijk meteen weg.
3. Een gouden kleur geeft meteen een VIP-gevoel
Geef daarom het kaartje of de e-wallet een gouden kleur voor speciale gasten. Zo laat je zien dat zij bovenaan jouw prioriteitenlijstje staan.
4. Maak gebruik van gedrukte tickets
Natuurlijk doen we steeds meer dingen online. Maar hoe fijn is een gedrukt ticket met een mooie vormgeving op stevig papier. Maak er een waardevol kunstwerkje van. Dan geef je jouw gasten echt iets om te bewaren.
Speciale aandacht bij binnenkomst en registratie
Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Dat betekent dat de ontvangst van jouw gasten op de kunstbeurs meteen goed moet zijn. Anders sta je gelijk met 1-0 achter. Een paar aandachtspunten om dit goed te regelen:
5. Zorg voor een soepele ontvangst
Jouw gastvrouwen en -heren weten wat een VIP-behandeling inhoudt en er zijn geen wachttijden bij de balie.
6. Een speciale balie voor als er iets mis gaat
Natuurlijk kan er altijd iets mis gaan. Iemand staat bijvoorbeeld niet op jouw gastenlijst. Of men is op de verkeerde plek. Dat los je eenvoudig op met persoonlijke aandacht aan een speciale balie. Dat geeft meteen een persoonlijk gevoel.
Nog meer tips voor een VIP-gevoel bij jouw gasten
Natuurlijk zijn er nog meer dingen die je kunt doen voor jouw gasten:
7. Kies een goede naam voor jouw event
Het label of de naam van jouw event kan ook bijdragen aan een bijzonder gevoel. Neem bijvoorbeeld ‘The Young Collectors’ of ‘All Art Professionals’. Als gast wil je daar graag bij horen.
8. Zorg voor een VIP-ruimte op de locatie zelf
Je geeft jouw VIP-gasten graag het gevoel van exclusiviteit. Zorg daarom voor een ruimte waar je alleen met een speciaal pasje in mag. Een ontvangst met een mooie bubbel en exclusieve hapjes maakt het helemaal af.
9. Regel speciaal vervoer naar de beurs
Komen jouw gasten met het vliegtuig of de trein? Zorg dan dat ze opgehaald worden en breng ze tot aan de deur van het beursterrein. Zo ontbreekt het ze aan niets en kunnen ze volop genieten van de beurs.
10. Kies voor hoge kwaliteit aankleding van de beurs
Een VIP-gevoel valt of staat met een goede aankleding van de beurs. Kies daarom voor mooie materialen en bezuinig niet op beurskleding en catering. Zo ademt jouw kunstbeurs exclusiviteit.
De event software van Eventpartners zorgt voor een vlekkeloze beurs
Onze betrouwbare event software is altijd passend voor jouw beurs of event. Je houdt overzicht en alles is tot in detail geregeld zoals jij dat wil. Want een soepel verloop is voor een VIP-gevoel het allerbelangrijkste. En dat weten we bij Eventpartners als geen ander. Al jarenlang regelen we alles tot in de puntjes. Zodat jij je onbezorgd kunt richten op jouw gasten.
Meer weten?
Hebben we je nieuwsgierig gemaakt en wil je weten wat je nog meer kunt doen?
Download dan ons paper: Eventregistratie bij kunstbeurzen.
Download paper
