Digital conference for more than 500 people
- Set up Hopin - Create script and instruct speakers - Responsible for dry runs - Role as host during online event Now that the new pension agreement is a fact, there is a need for information provision for employers, employees and administrators. The Pension Federation, the Dutch Association of Insurers and pension knowledge network Netspar wanted to organize a conference about this. Due to the corona period, this is not possible live and that is why they have chosen to organize it online! It was a large event with 13 different speakers, 1 day chair, 2x5 parallel sessions and a plenary part. They could use some help in setting up and supervising this. Together with the client, we discussed the wishes and drawn up a schedule. After final agreement we could start! The guests registered in evisit and had a choice of 10 different sessions. They received a just formatted confirmation email with instructions to create an account in the online tool Hopin. We have set up the online tool: 2x5 parallel sessions and a stage with different speakers. In total, we organized 2 dry runs with the entire organization team and all speakers based on a scenario. After processing feedback and instructing all speakers again, we were ready. The congress started on Tuesday, July 7 at 1 p.m. More than 500 participants watched live. The conference started with a video message from Minister Koolmees and after that there were several speakers who spoke live. After the plenary opening, all participants split up in different sub-sessions spread over 2 rounds: they had registered for this in advance. Both rounds lasted 25 minutes. Our role during the online event was to actively pick up technical questions, guide the speakers and shoot poll questions. After the breakout sessions, there was a plenary closure that also took place live. It was a fun and educational experience to realize this Virtual Conference with over 700 registrations together with the organizing team.
nl
- Inrichten Hopin
- Maken draaiboek en instrueren sprekers
- Verantwoordelijk voor dry-runs
- Rol als host tijdens online event
Nu het nieuwe pensioenakkoord een feit is, is er behoefte aan informatieverstrekking voor werkgevers, werknemers en uitvoerders. Pensioenfederatie, het Verbond van Verzekeraars en pensioen-kennisnetwerk Netspar wilde hier een conferentie over organiseren. Door de corona periode is dit live niet mogelijk en daarom hebben zij ervoor gekozen om het online te organiseren! Het ging om een groot event met 13 verschillende sprekers, 1 dagvoorzitter, 2x5 parallelsessies en een plenaire gedeelte. Bij de inrichting en begeleiding hiervan konden zij wel wat hulp gebruiken.
Samen met de opdrachtgever hebben we de wensen besproken en een planning opgesteld. Na definitief akkoord konden we van start! De gasten registreerden zich in evisit en hadden de keuze uit 10 verschillende sessies. Ze ontvingen een net opgemaakte bevestigingsmail met instructies om een account in de online tool Hopin aan te maken. Wij hebben de online tool ingericht: 2x5 parallelsessies en een podium met verschillende sprekers. In totaal hebben we aan de hand van een draaiboek 2 dry runs georganiseerd met het complete organisatieteam en alle sprekers. Na het verwerken van feedback en het nogmaals instrueren van alle sprekers waren we er klaar voor.
Het congres ging op dinsdag 7 juli om 13.00 uur van start. Ruim 500 deelnemers keken live mee. Het congres begon met een videoboodschap van Minister Koolmees en daarna waren er verschillende sprekers die live aan het woord waren. Na de plenaire opening gingen alle deelnemers uiteen in verschillende deelsessies verspreid over 2 rondes: hier hadden zij zich van te voren voor opgegeven. Beiden rondes duurden 25 minuten. Onze rol tijdens het online event was het actief oppakken van technische vragen, het begeleiden van de sprekers en het inschieten van pollvragen. Na de deelsessies was er een plenaire afsluiting die ook weer live plaatsvond.
Het was een leuke en leerzame ervaring om deze Virtuele Conferentie met ruim 700 inschrijvingen samen met het organisatieteam te mogen realiseren.
