In your search for the perfect event venue you have to consider, besides the event venue checklist, the surface space that is required for your event. But how many square meter do you foresee per attendee?
You can arrange your furniture and equipment in many different ways within your available space. When choosing your layout, you need to take account of the type of event and the required net surface area per guest/participant. The total net surface area is the area of your enclosed accommodation, excluding the stage, free-standing decoration and any technical facilities.
Again depending on the type of event, you may need to provide tables, chairs, etc. If your programme includes a presentation, make sure that all the guests have a good view of both the speaker and the presentation screen. Don’t place chairs behind supporting columns or anything else that might block people’s line of sight. Are you organising a congress with relatively long sessions? If so, opt for comfortable chairs and arrange them so that there is plenty of leg room. Adjust the layout in accordance with the possibilities offered by the available space.
Are you planning a seated dinner? If at all possible, try to use round tables. These are not only more pleasing visually, but also increase the pleasure of your guests: everyone can see everyone else, so that talking is easy and no one feels left out. Whether they are round or oblong, ensure that the tables are sufficiently large, so that the guests are not too cramped or have your elegant table decoration hanging over their plates!
Remember to foresee special places for VIP guests and the press. If you are expecting wheelchair users at a performance event, make sure that space is reserved for them at the front of the auditorium.
The following diagrams illustrate a number of classic layouts, with an indication of the required number of square metres (net area) per person.
In je zoektocht naar een geschikte locatie dien je, naast deze checklist, rekening te houden met de zaaloppervlakte die nodig is voor jouw evenement. Maar hoeveel vierkante meter (m2) voorzie je nu best per genodigde?
Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, decoratie en techniek.
Afhankelijk van het type evenement zul je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker en het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan.
Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt.
Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers. Wanneer je bij een optreden rolstoelgebruikers verwacht, geef ze dan een plaatsje vooraan in de zaal.
Hieronder een aantal klassieke opstellingen en het benodigde aantal vierkante meter (netto oppervlakte) per persoon als richtlijn.
Why cookies? They are not only necessary for the functionality of our website and for improving your browser experience, but they are also needed for social media integration and marketing purposes. Click on 'I understand' to accept the cookies, our Terms of Use and Privacy Policy. Or click on to change your cookie preferences.
Ik heb interesse in alles wat eventplanner betekent