A call sheet or script shows the events, appointments and tasks in chronological order in the context of your event. This indicates who is responsible for which task at what time and place.
A script is indispensable for the proper organisation of your event and crucial for defining responsibilities. The script quickly reveals where something can go wrong and where a specific approach or intervention is required.
For some events it is necessary to include all actions in the script from six weeks before the event. For other events, preparations are minimal and it is best to concentrate solely on the event itself. A script often loses sight of the aftercare (phasing out, discussion, etc.).
Internal employees need a complete call sheet with all the details. Suppliers have no need for that. Create a separate call sheet for them with only the broad outlines and points that directly influence their actions. This way you can draw up a shortened script for artists, hostesses, catering, etc. For very large events, a separate script is also developed for set-up and dismantling. If an event takes place across different rooms or locations, it is useful to provide the room coordinator with a sheet containing all aspects relating to that room. When you work with abbreviated scripts, it is best to always add a summary of the overall event, so that everyone is well informed about the whole to which they contribute.
If you plan an extensive show during your event, you also need to create a technical call sheet. It states, down to the second, what needs to happen on, around and behind the stage. Drawing up such a script is a complex task because, in addition to the obvious matters, it must also contain all cues (instructions) for the direction and all the movements of everyone involved in the production (stagehands, technicians, etc.). The technical script is therefore best drawn up together with experienced technicians and the director of the show.
Free call sheet template in eventplanner.net event software
Thanks to eventplanner.net's free software to organize your event, you no longer have to work in spreadsheets. Thanks to our smart ' scripts ' you can easily manage your script or call sheet online or from the eventplanner.net iOS app or Android app. Even more: you can easily share your script with all your co-organizers and suppliers so that everyone has the latest version of your script at any time!
Dutch
Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je evenement. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats.
Een draaiboek is onontbeerlijk voor een goede organisatie van je evenement en cruciaal bij het afbakenen van verantwoordelijkheden. Via het draaiboek komt snel aan het licht waar er iets kan mislopen en waar een specifieke aanpak of interventie is vereist.
Voor sommige evenementen is het noodzakelijk om alle acties vanaf zes weken voor het event in het draaiboek op te nemen. Bij andere events zijn de voorbereidingen minimaal en kun je je het beste alleen op het event zelf concentreren. Vaak wordt bij een draaiboek de nazorg uit het oog verloren (afbouwen, nabespreken ...).
Interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details. Leveranciers hebben daar geen behoefte aan. Maak voor hen een apart draaiboek met alleen de grote lijnen en de punten die hun acties rechtstreeks beïnvloeden. Zo kun je voor artiesten, hostesses, catering enzovoort een verkort draaiboek opstellen. Bij heel grote evenementen wordt er ook voor de op- en afbouw een afzonderlijk draaiboek uitgewerkt. Vindt een evenement plaats over verschillende zalen of locaties, dan is het handig om de zaalcoördinator een sheet te bezorgen met daarop alle aspecten die betrekking hebben op die zaal. Wanneer je met verkorte draaiboeken werkt, kun je het beste telkens ook een samenvatting van het globale evenement toevoegen, zodat iedereen goed geïnformeerd is over het geheel waaraan hij bijdraagt.
Plan je een uitgebreide show tijdens je evenement, dan moet je ook een technisch draaiboek maken. Daarin wordt tot op de seconde nauwkeurig vermeld wat er op, rond en achter het podium moet gebeuren. Het opstellen van zo een draaiboek is een complexe taak omdat het naast de evidente zaken ook alle cues (aanwijzingen) voor de regie moet bevatten en alle bewegingen van iedereen die met de productie te maken heeft (stagehands, technici ...). Het technisch draaiboek kun je dan ook het beste samen met ervaren technici en de regisseur van het spektakel opstellen.
Gratis draaiboek template in eventplanner.net eventsoftware
Werk je nog in Excel? Dan kun je deze draaiboek template in Excel-formaat downloaden die je voor je evenement kunt gebruiken als startpunt. Maar er is een veel betere manier dan Excel! Dankzij de gratis software van eventplanner.net om je evenement te organiseren hoef je niet langer in spreadsheets te werken. Dankzij onze slimme 'draaiboeken' beheer je je draaiboek of callsheet gewoon online of vanuit de eventplanner.net iOS app of Android app. Meer nog: je deelt je draaiboek eenvoudig met al je co-organisatoren én leveranciers zodat iedereen op elk moment de laatste versie van jouw draaiboek heeft!
More about this topic and lots of other tips about organising events can be found in the book EVENTS.
Order now
Ik zou graag een goede template vinden die zou passen met mijn personeelsplanning op grote evenementen